Pembelian adalah pos terbesar kedua setelah bahan itu sendiri — dan titik paling rawan kebocoran: pembelian mendadak tanpa PO, harga naik tanpa dicatat, invoice yang tidak pernah dicocokkan. Modul ini membuat setiap rupiah pembelian punya jejak dari permintaan sampai bayar.
Setiap kebutuhan mulai dari requisition dengan alasan, cek stok, dan approval. Emergency purchase jadi terlihat — dan jadi langka.
Histori harga, price comparison antar supplier, dan PPV membuat meja negosiasi berpihak pada Anda.
Pencocokan 3-way — PO, penerimaan, invoice — menangkap selisih harga dan kuantitas sebelum uang keluar.
| Supplier | OTD | Reject | PPV | Status |
|---|---|---|---|---|
| PT Sumber Segar | 96% | 0,4% | +1,2% | Unggul |
| CV Barokah Food | 91% | 1,8% | +2,4% | Baik |
| UD Laut Nusantara | 84% | 3,1% | +4,7% | Review |
| PT Daging Prima | 95% | 0,9% | +0,8% | Unggul |
Permintaan 40 kg daging sengkel lengkap dengan alasan: promo weekend. Sistem mengecek stok dan anggaran otomatis.
Rencana belanja di bawah Rp 10 jt disetujui outlet manager; di atasnya naik ke Area Manager. Tidak ada WhatsApp-kemudian-hilang.
Berat, suhu, kualitas diverifikasi. Selisih 2 kg langsung reject dengan bukti.
3-way match lolos, duplikasi dari vendor kedua ditolak sistem. Pembayaran berjalan lewat modul Finance.
Permintaan pembelian, alasan, prioritas, kuantitas, pemeriksaan stok, anggaran dan approval.
Permintaan pembelian yang terstruktur membuat alasan dan kebutuhan jelas — tidak ada lagi belanja mendadak karena 'katanya habis'.
PO bernomor, supplier, harga, pajak, jadwal kirim, revisi, partial fulfillment.
PO bernomor menjadi kontrak kecil dengan supplier: harga, jumlah, dan jadwal terikat. Revisi dan pengiriman parsial tetap terdokumentasi.
| PO | Supplier | Status |
|---|---|---|
| PO-1042 | Sumber Segar | Partial 30/40 kg |
| PO-1041 | Daging Prima | Dikirim |
| PO-1040 | Barokah Food | Selesai |
Daftar vendor, katalog harga, lead time, MOQ, termin, kontrak dan status aktif.
Semua informasi supplier — harga, lead time, termin — tersimpan di satu tempat. Negosiasi tidak lagi bergantung pada ingatan atau catatan pribadi.
Perbandingan harga, histori perubahan, kualitas dan ketepatan pengiriman.
Perbandingan harga yang objektif mengubah hubungan dengan supplier: dari 'percaya saja' menjadi kemitraan yang diukur dari datanya.
| Supplier | Ayam /kg | Lead Time |
|---|---|---|
| Sumber Segar | Rp41.500 | 2 hari |
| Daging Prima | Rp42.000 | 1 hari |
| Barokah Food | Rp43.200 | 3 hari |
Penerimaan sesuai PO, cek berat, suhu, kualitas, expiry, reject, retur dan bukti.
Inspeksi saat penerimaan adalah gerbang terakhir sebelum barang masuk dapur. Yang tidak sesuai ditolak di sini, bukan saat sudah jadi masakan.
Pencocokan PO–goods receipt–invoice, selisih harga/kuantitas, duplikasi dan alur AP.
Tiga dokumen — pesanan, penerimaan, tagihan — harus cocok sebelum uang keluar. Selisih sekecil apa pun tertangkap otomatis.
On-time delivery, lead time, rejection, purchase price variance dan emergency purchases.
Scorecard memberi nilai yang adil untuk setiap supplier: yang baik dikenali dan diberi volume, yang kurang baik punya data untuk dibahas.
| Supplier | OTD | Reject | PPV |
|---|---|---|---|
| Sumber Segar | 96% | 0,4% | +1,2% |
| Daging Prima | 95% | 0,9% | +0,8% |
| Barokah Food | 91% | 1,8% | +2,4% |
| Laut Nusantara | 84% | 3,1% | +4,7% |
Tentukan approval matrix, kebijakan PO darurat, aturan 3-way match, pajak, dan batas otorisasi.
Dashboard/laporan, riwayat transaksi, export, dan audit trail — sesuai fitur yang disepakati dalam SOW.
Di sesi demo, kami jalankan skenario nyata untuk Purchasing & Supplier Management — memakai contoh operasional restoran Anda sendiri.
Jadwalkan Sesi Demo